Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Waktukerja.com, yang dioperasikan oleh PT Solusi Smart Sintesa ("Kami"), mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data serta informasi pengguna ("Anda").
Dengan menggunakan layanan Kami, Anda dianggap telah membaca,
memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi ini.
1. Definisi
- Waktukerja.com adalah aplikasi sistem HR berbasis cloud dan Software as a Service (SaaS). Beberapa fitur yang Kami sediakan meliputi absensi karyawan, payroll, dan rekrutmen, yang dapat diakses melalui perangkat mobile (web) di mana saja dan kapan saja. Layanan terdiri dari Portal Website untuk Admin/Karyawan dan aplikasi PWA mobile untuk Karyawan.
- Pengguna Karyawan adalah individu yang didaftarkan oleh Perusahaan untuk menggunakan layanan, misalnya untuk melakukan absensi, mengajukan cuti/lembur, dan mengakses slip gaji — umumnya melalui aplikasi PWA mobile.
- Pengguna Administrator (Admin) adalah perwakilan Perusahaan (mis. HR atau pengelola) yang mengelola data karyawan, konfigurasi organisasi, penggajian, dan pengaturan lain melalui Portal Website Admin.
- Data dan Informasi adalah seluruh data yang dikumpulkan dan diproses melalui layanan, termasuk data pribadi, data kepegawaian, data absensi, lokasi, foto, serta data biometrik.
2. Pengelolaan Data
2.1 Informasi Pribadi
Informasi pribadi yang Kami kelola dapat mencakup nama, alamat, nomor identitas, email, nomor telepon, jabatan, data kepegawaian, informasi penggajian dan rekening bank, serta data pajak dan jaminan sosial (mis. NPWP dan BPJS) sesuai kebutuhan operasional Perusahaan.
2.2 Pengumpulan Data
Data dikumpulkan melalui beberapa cara: (a) diinput oleh Admin saat pendaftaran dan pengelolaan karyawan; (b) diinput langsung oleh Karyawan melalui aplikasi; dan (c) dikumpulkan secara otomatis saat penggunaan layanan, seperti log aktivitas, data lokasi saat absensi, serta foto swafoto (selfie) / face capture.
2.3 Perlindungan Data Sensitif
Data yang bersifat sensitif — seperti data biometrik, foto, dan informasi penggajian — diperlakukan dengan perlindungan tambahan, termasuk pembatasan akses dan enkripsi, dan hanya diproses untuk tujuan layanan yang sah.
2.4 Penyimpanan Data
Data pengguna disimpan selama masa retensi 1 (satu) tahun, atau disesuaikan dengan kesepakatan tertulis dengan Perusahaan.
2.5 Penyimpanan Foto dan Data Biometrik
Foto dan data biometrik disimpan dengan retensi 3 (tiga) bulan atau maksimal 20 MB per karyawan — mana yang lebih dulu tercapai. Setelah batas tersebut, data lama akan dirotasi/dihapus secara otomatis.
3. Akses Situs (Aplikasi)
- Tracelog Sistem: Kami menggunakan pencatatan log (tracelog) untuk keperluan operasional, audit, keamanan sistem, serta diagnosis dan perbaikan gangguan layanan.
- Google Tag Manager / Monitoring: Kami dapat menggunakan Google Tag Manager dan alat pemantauan sejenis untuk mengukur performa serta memahami penggunaan layanan.
4. Penggunaan Cookie
Kami menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk menjaga sesi login, mengingat preferensi Anda, serta mengukur dan meningkatkan kualitas layanan. Anda dapat mengatur atau menonaktifkan cookie melalui pengaturan peramban, namun beberapa fitur mungkin tidak berfungsi optimal tanpa cookie.
5. Hak Perusahaan (Pengguna)
- Hak untuk mengakses, mengunduh, dan mengekspor data karyawan serta data absensi melalui fitur yang tersedia di Portal Admin.
- Hak untuk memperbarui atau mengoreksi data karyawan yang tidak akurat melalui Portal Admin.
- Hak untuk menghapus data karyawan melalui Portal Admin sesuai kebutuhan Perusahaan.
- Hak untuk mengajukan permintaan ekspor seluruh data Perusahaan (selama masa retensi) sebelum penghentian layanan dengan menghubungi Waktukerja melalui email [email protected].
6. Keamanan Data
Waktukerja menerapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data pengguna:
- Enkripsi data saat transmisi menggunakan protokol SSL/TLS.
- Mengikuti standar ISO 27001.
- Penyimpanan data pada server yang aman dengan akses terbatas.
- Pemantauan keamanan sistem secara berkala untuk mendeteksi dan mencegah akses tidak sah.
7. Lokasi Penyimpanan Data
Data disimpan pada infrastruktur Google Cloud Platform (GCP) region Jakarta, Indonesia.
8. Layanan Pihak Ketiga
Waktukerja dapat menggunakan layanan pihak ketiga untuk mendukung operasional, termasuk namun tidak terbatas pada layanan analitik, penyimpanan cloud, dan pemrosesan pembayaran. Pihak ketiga tersebut hanya akan memiliki akses ke data yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya dan terikat untuk menjaga kerahasiaan data.
9. Dasar Hukum
Kebijakan Privasi ini disusun dengan mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk:
- Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016.
- Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
10. Ketentuan Lain
- Perubahan Kebijakan: Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu. Perubahan akan berlaku sejak dipublikasikan pada halaman ini, dan penggunaan layanan setelah perubahan berarti Anda menyetujui kebijakan yang diperbarui.
- Keterkaitan Dokumen: Kebijakan Privasi ini merupakan bagian tak terpisahkan dari Syarat & Ketentuan layanan WaktuKerja.
- Hubungi Kami: Untuk pertanyaan terkait privasi dan data, silakan hubungi Kami melalui [email protected] atau [email protected].